Die Vereins- und Mitglieder-Verwaltung 'eT-Office/Verein' stellt eine komplette Anwendung für die professionelle Adress-Verwaltung incl. Kontakt-Management und Dokumentenverwaltung für Vereine und Organisationen dar.
Die übersichtliche Programmstruktur und ein umfangreiches Online-Hilfesystem minimieren den Einarbeitungsaufwand.
Durch umfangreiche Filter- und Sortierungsmöglichkeiten und eine übersichtliche Parameterverwaltung können Sie 'eT-Office/Verein' weitgehend an Ihre Anforderungen anpassen.
Standard: durch weitreichende Unterstützung der Microsoft-Office-Familie (Word, Excel, Outlook) und fortführende Anlehnung an Microsoft-Standards ist die Zukunftssicherheit unserer Software gewährleistet.

Einige Highlights im Überblick:

• Adressen/Personen-Verwaltung: Beliebige Adresstypen, beliebig viele Personen zu einer Adresse, individuelle Verwaltung von Parametern (Beruf, Anreden, ..., Kontakt-History, Mitglieds-Funktionen, Mitglieder-Beiträge, Wiedervorlage), Telefonie-Schnittstelle;
• Dokumenten-Verwaltung: Verwaltung beliebiger Dokumente; Einzelne Dateien können Adressen oder Aufgaben zugeordnet werden; Umfangreiche Verwaltungsfunktionen für Dokumente; Scan-Modul zur komfortablen Archivierung von Papier-Vorlagen;
• Sortierung / Filter: Besonders bei der Verwaltung umfangreicher und komplexer Datenmengen ist eine flexible Möglichkeit von Sortierung und Filterung erforderlich. Mit eT-Office/Verein können Sie die Sortierung und Auswahl Ihrer Daten individuell einstellen.
• Finanzen: Verwalten Sie die Zahlungen Ihrer Mitglieder: Ob sich wiederholende Zahlungen wie Monats- oder Jahresbeiträge, Einmalzahlungen wie Aufnahmegebühren, sämtliche Zahlungen sind mit eT-Office/Verein verwaltbar; Buchungen bei einzelnen Mitgliedern wahlweise per Bankeinzug. elektronic Banking der Überweisungsaufträge über DTAUS.
• Export / Berichte: Wenn Sie über Filter bestimmte Datensätze (z. B. Adressen) ausgewählt und die Sortierung der Ergebnisse festgelegt haben, können Sie die gewünschten Daten komfortabel ausgeben. Ob Export als Excel-Datei, Etiketten für eine Aussendung, Serienbrief für ein Anschreiben, Serien-E-Mail für eine Werbekampagne oder für eine interne Auswertungsliste, können Sie komfortabel selber auswählen.
• Zusammenarbeit mit MS-Outlook: Falls Sie gerne mit MS-Outlook arbeiten, kein Problem: Sie können Termine wie Geburtstage, Geschäftstreffen usw. auf Wunsch in MS-Outlook eintragen lassen und somit z. B. dessen Erinnerungsfunktionen nutzen.

Weitergehende Services und Dienstleistungen zu eT-Office/Verein:

• Datenimport: Wenn Sie Ihre jetzigen Adress- und Vereins-Daten nach eT-Office/Verein importieren möchten, sind wir Ihnen gerne behilflich. Neben Import-Tools für gängige Programme (z.B. Outlook) bieten wir auch für andere Adress-Software Importmöglichkeiten oder erstellen diese für Sie.
• Auf Wunsch passen wir eT-Office/Verein an Ihre persönlichen Anforderungen an. Für Erweiterungen, die auch für andere Benutzer interessant sind, sind diese Anpassungen für Sie als registrierten Benutzer kostenlos.

Einen weiteren Einblick in die Möglichkeiten von eT-Office/Verein können Sie erlangen, indem Sie einfach die Light-Version downloaden. Die Light-Version ist kostenfrei.

Leistungsmerkmale von eT-Office/Verein im Detail

Adressen/Personen-Verwaltung

• Beliebige Adresstypen (Privatpersonen, Firmen, Gemeinschaften) können erfasst werden.

• Zu jeder Adresse können beliebig viele Personen angelegt werden

• Individuelle Verwaltung von Parametern (Beruf, Anreden, ...)

• Kontakt-History zu einzelnen Adressen / Personen

• Geburtstagslisten / Terminerinnerungen

• Individuelle Briefkopfgestaltung / einfache Übernahme in Textverarbeitungen

• Speziell für Vereine und Organisationen benötigte Felder wie Mitgliedsbeiträge, Mitgliederfunktionen usw.

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Informations- und Dokumenten-Verwaltung

• Erfassen Sie zu jeder Adresse beliebig viele Aufgaben/Informationen

• Alle Aufgaben/Informationen lassen sich beliebig gruppieren

• viele Detail-Informationen wie z.B. Bearbeiter, Wiedervorlage, Kontaktart, Status usw. können zu jeder einzelnen Aufgabe / Information erfasst werden

• Zu jeder Aufgabe können beliebig viele Dateien verknüpft werden

• Ein eigenes Scan-Modul ermöglicht es, Grafik-Dateien direkt von Ihrem Scanner zu erstellen

• Dokumente können über umfangreiche Sortier- und Filterfunktionen unabhängig von der einzelnen Aufgabe verwaltet werden.

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Sortierung / Filter

Besonders bei der Verwaltung umfangreicher Datenmengen ist eine umfangreiche Möglichkeit von Sortierung und Filterung erforderlich. Hierzu werden durchgängig folgende Möglichkeiten geboten:

• Suche nach beliebigem Datenfeld
• Sortierung in 3 Stufen, Felder und Sortierreihenfolge können beliebig ausgewählt werden.
• Anzeige der Daten kann auf bis zu 5 Stufen gefiltert werden. Die gefilterten Daten können als Grundlage für einen Datenexport nach Word, Excel, Outlook (z. B. für Serien-E-Mails) oder für individuelle Berichte genutzt werden.
• Wählen Sie Adressen nach beliebigem Kriterien aus, ermitteln Sie alle Mitgliedsgebühren, die in den nächsten 2 Wochen fällig werden, filtern Sie die Mitglieder heraus, die im kommenden Jahr ihr 10-jähriges Vereins-Jubiläum feiern, ...

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Finanzen

In Ihrer Organisationsverwaltung müssen Sie i.d.R. umfangreiche Zahlungs-Forderungen verwalten: Aufnahmegebühren, Monatszahlungen, Jahreszahlungen, Sonderzahlungen, ...
eT-Office/Verein unterstützt Sie hierbei:

• Beliebige Zahlungen sind einzelnen Mitgliedern zuweisbar
• Zahlungsverfolgung: Welche fälligen Beträge wurden bereits überwiesen/eingezogen, welche Beiträge sind noch offen
• Erstellung beliebiger Gebührenstaffeln
• History für Zahlungen
• Elektronischer Zahlungsverkehr: Kontoeinzug der Mitglieder kann komfortabel per Generierung einer DTAUS-Datei erfolgen, die von allen üblichen Electronic-Banking Programmen (Cotel, db dialog, ...) eingelesen werden können.

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Export / Berichte

Wenn Sie über Filter bestimmte Datensätze (z. B. Adressen) ausgewählt und die Sortierung der Ergebnisse festgelegt haben, können Sie die gewünschten Daten zur weiteren Verarbeitung nutzen. Ob Export als Excel-Datei, Etiketten für eine Aussendung, Serienbrief für ein Anschreiben, Serien-E-Mail für eine Werbekampagne oder für eine interne Auswertungsliste, können Sie komfortabel selber auswählen.
Legen Sie sich unter mit Hilfe von Microsoft-Word Ihre eigenen Dokumentvorlagen an, z.B. für Angebote, Rechnungen, Mahnungen usw.
eT-Office/Verein füllt Ihre Vorlagen mit den ausgewählten Daten.

 

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Falls Sie gerne mit MS-Outlook arbeiten, kein Problem: eT-Office/Verein unterstützt in Zusammenhang mit MS-Outlook folgende Funktionen:

• Einlesen Ihrer Outlook-Kontakte in eT-Office/Verein

• Export von Adressen von eT-Office/Verein nach Outlook

• Eintragung von Terminen und Geburtstagen in Outlook, um z.B. dessen Erinnerungsfunktion zu nutzen